仕事

残業する=普通はもう時代遅れ!残業を減らす仕事術紹介します。

どうも、とにーです。

今回は残業に関してお話ししていきます。

みなさんは残業をしているでしょうか。

私も結構していました(汗)

残業する=普通と思っている上司の方々もいると思います。

「残業して遅くまで残っている人は仕事を頑張っている。」
「仕事残っているのにお前だけ帰るのか!?」
「あいつは全然仕事しないな!」

そのような考え方の上司の下では中々残業を減らすことは難しいかもしれません。

中には、ダラダラと残業時間を使い仕事をしている人もいるかもしれません。

そもそも残業は、規定時間以内に出来なかった仕事をやむを得ず残業して片付けるものです。

でも仕事が多くて時間内に終わらせるなんてムリ!
と思われる方もいらっしゃると思います。

これから、どう対処していくべきか説明していきます。


仕事の効率化

まずは下記の記事を読んで頂きたいです。
仕事をする上で実践できる効率化を記しています。

https://tonyinfo.net/kourituka/

会議の効率化

無駄な会議を無くす。

本当にその会議が必要なのかをよく考えます。

・メールの情報展開だけで済む内容ではないか。
・わざわざ人数を集めて議論すること話しなのか。

を考え極力無駄な会議は無くしたいです。

会議の目的を明確にする

会議の中で話しが脱線してしまうことがあると思います。

「せっかく集まってるし、あの話しもしよう。」
「○○さん、あの件は進んでいる?」
のような感じです。

会議の目的を明確にし、それ以外の話し合いは極力ないように進めましょう。

どうしても他の話しもしたい場合は、あらかじめ会議内容に追加したい事を伝えておきましょう。
突然話し始める議題は資料の準備が不足していたり、その話しをするなら情報を調べておいたのに!
という状態になってしまいます。

また、○○さん、あの件は進んでいる?みたいなのは更に良くありません。
会議に参加しているみんなが関わっている案件であればまだいいですが
一対一の会話で済むような内容を持ち出されると
ただ単に多くの人が無駄な時間を過ごすだけになります。

会議時間を決める

会議時間を決めて、なおかつ時間を守るように進めましょう。

時間設定は長すぎるとダラダラ会議をしてしまうので、本当に終われるかギリギリの時間設定をしましょう。
時間はいつも会議にどのくらいに時間が掛かっているかを確認し、適切な時間設定をするようにしましょう。
少しづつ時間を短くしていければ最高です。

用意した資料は全て読み上げない

重要な点だけをピックアップして、説明時間を減らしましょう。
流れとしては、「議論したい内容の背景の説明→データや結果の提示→どうしたいか。」
案を複数用意して提案する。
のような流れです。

その場で判断できない議論は一度打ち切り、次の会議まで情報整理する

資料やデータの再分析が必要で時間が掛かりそうなことであれば
一度会議を打ち切って、改めて会議を開いた方が良いでしょう。
(遠方から人が集まってきてる会議を除く)

終わりが見えない議論になってしまった場合は打ち切るのも一つの手です。


○パソコン業務の効率化

・パソコンのスペックを上げる。

これは業務内容にもよりますが、ソフトを起動するのにいちいち時間が掛かったり
インターネット検索するのが重かったりすると時間効率が悪いです。

3DCADのような設計が仕事の人であれば、よりスペックを上げた方がいいです。

スペックが高いパソコンは値段も高い!と思うかもしれませんが
パソコンがサクサク動けば
・待ち時間が減る。
・集中力が上がる。
・作業の効率が上がる。
とトータルで見るとプラスになります!

・よく使う言葉の典型文を登録しておく。

グーグル日本語入力を導入しましょう。
予測変換が優れています。
またよく使う言葉は典型文に登録しましょう。
例えば「あ」と入力すれば「ありがとうございます。」が予測変換として出てくるようにできます。
タイピング時間が減るのでぜひ利用しましょう。


・タイピング速度を上げる。

できればブラインドタッチ(キーボードを見ずに入力する)が
できるようになりましょう。
タイピング速度が上がれば当然仕事時間も削減することができます。


・メールと電話を使い分ける

下記の記事を読んで頂きたいです。
仕事をする上で実践できる効率化を記しています。

https://tonyinfo.net/mailt-telephone/

 

・資料のテンプレを作る。

エクセル、ワード、パワーポイント等
資料でよく使うソフトがあれば、必要項目だけ入力すればいいように
テンプレートを作成しておくようにしましょう。


最後に

いかがだったでしょうか。

残業しないためには、いかに仕事を効率化していくかが重要になってきます。
まずは上記の内容を実践してみてください。
そして、上記項目以外にも自分でこうやれば効率化できるな。
というのを常に考えるようにしていって下さい。

最後までご覧いただきありがとうございました。