今回は、メールと電話の使い分けの仕方を紹介します。
ついついメールで何でも済ませてしまう、電話で済ませてしまう人の参考にして頂ければと思います。
目次
電話が良い状況
緊急性があるとき
緊急性がある時は電話を使いましょう。例えば以下の状況です。
〇 急いで回答しなければならない・聞かなければいけない時
〇 機械の部品が壊れ、部品の発注等しなければいけない時
〇 不良クレームの対応
メールの場合は、相手がいつ見てくれるのか分からないため
緊急性がある時には向いていません。
人に仕事のお願いをする時
簡単なお願いは、メールでもいいですが
時間を必要とする仕事のお願いをするときは電話で一報を入れておいた方が
良いです。
流れとしては
「電話で一報を入れる → メールで詳細を送る」
です。
まずは電話でお願いしたい内容を簡単に説明します。
そして、
「後ほど、この内容をメールでまとめて展開しますので、お手数をおかけしますが
よろしくお願いします。」
と伝えます。
後でメールを送ることによって、両者の認識に間違いがないかのチェックもでき
またお願いした証拠としても残すことができます。
感情論になってしまいますが、電話で一報があるとないとでは
お願いした時、された時の感じ方が違います。
メールの文面では、どうしても不愛想に感じてしまいます。
また、お願いするときの文面にも相当気を使わなければ
「この忙しいときに、対応できるか！」と相手を怒らせてしまう可能性もあります。
そのため、時間を要する仕事をお願いをするときは
まず電話することをオススメします。
※ただし、人によっては電話を嫌う人、メールで済ませてほしいという方もいますので、相手と仕事をしていく中でどのタイプの人かを判断していきましょう。
話しながらでないと難しい内容の時
例えば以下の状況です。
以上のように
質問と回答のラリーが何回も続くことが予想される場合は電話の方が早いです。
メールが良い状況
日時等をお知らせするとき
例えば、打ち合わせの
〇 日にち
〇 時間
〇 場所
〇 参加者
〇 内容
等のメモ必須の内容をお知らせするときは断然メールの方が良いです。
電話で話して相手に全部メモしてもらうでもいいのですが、メールで送った方が
間違いが
少なく、双方後から読み返すこともできるため、非常に親切です。
最近では、電話で伝えても「一応メールでも同じ内容送っていただけますか？」
と言われることもあるため、最初からメールで送った方が早いケースがあります。
取り決めのやりとりを残しておきたいとき
客先や上司と話して仕事を進めていく中で、相手と食い違いが発生し
「そんなことは言っていない。」
「誰がこの生産を進めていいと指示したんだ。」
と言われる状況があるかもしれません。
自分が100％間違っていないとしても
証拠がない中で、それを証明しろと言われても厳しいです。
このような状況を回避するため
重要な案件を進めるときは必ずやりとりをメールで証拠を残すようにしましょう。
関係者にまとめて情報を伝えたいとき
電話だと １対1 のやりとりになってしまいますが
メールだと 1人→複数人 の情報展開が可能です。
上司や関係部署の人に同じ情報を伝えたいときは
かなり便利です。
ただし、注意が必要なのは
なんでもかんでもいろんな人にccでメールを飛ばすのはやめましょう。
メールをチェックするのも時間と労力を使います。
本当に関係がある人だけを選ぶことも大切です。
急ぎでない質問をするとき
緊急性がなく、相手が調べないとすぐ回答がこないような質問をするときは
メールの方がいいです。
例えば
〇 見積もりがほしい
〇 納期はいつになるのか
〇 在庫がどれくらいあるか
等です。
電話しても結局
「一旦確認します。確認が取れ次第改めて連絡差し上げます。」
「担当者が現在席をはずしており…」
というパターンがあるので、ムダなやりとりが発生してしまいます。
緊急性がないのであればメールで質問を投げかけておくのがいいです。
まとめ
・電話は緊急性がある時、色々と聞きたいことがある時に適している。
・メールは複数人に同じ内容を展開したい時、履歴を残したい時に適している。
電話・メールはそれぞれ適したパターンがあります。
今までの仕事を見つめ直して、自分はどちらかにかたよっていたな…と感じた方がいらっしゃいましたら、まずは使い分けを実践してみて下さい。
少しでもあなたのお役に立てたらと思います。
最後までご覧いただきありがとうございました。
