仕事

【仕事編】メールと電話を使い分けられていますか!?メール、電話の使いどころ

どうも、とにーです。

今回は、仕事をする上で多くの人が使用しているであろう
メールと電話の使い分け方をご紹介していきます。

ついついメールで何でも済ませてしまう、電話で済ませてしまう人の参考にして頂ければと思います。


こんなときは電話を使え!

・緊急性があるとき

当たり前ですが緊急性がある時は、電話を使いましょう。

〇 急いで回答しなければならない・聞かなければいけない時
〇 機械の部品が壊れ、部品の発注等しなければいけない時
〇 不良クレームの対応


等が挙げられます。

メールの場合は、相手がいつ見てくれるのか分からないため
緊急性がある時には向いていません。



・人にお願いをする時

簡単なお願いは、メールでもいいですが
そこそこ時間が掛かるお願いをするときは電話で一報を入れておいた方が
良いでしょう。

流れとしては
「電話で一報を入れる → メールで詳細を送る」
です。


まずは電話でペコペコしながらお願いしたい内容をざっと説明します。

そして、
「後ほど、この内容をメールでまとめて展開しますので、お手数をおかけしますが
よろしくお願いします。」
と伝えます。

後でメールを送ることによって、両者の認識に間違いがないかのチェックもでき
またお願いした証拠としても残すことができます。


感情論になってしまいますが、電話で一報があるとないとでは
お願いした時、された時の感じ方が全然違います


メールの文面では、どうしても不愛想に感じてしまいます。
また、お願いするときの文面にも相当気を使わなければ
「この忙しいときに、対応できるか!」と相手を怒らせてしまう可能性もあります。

そのため、そこそこ時間が掛かりそうなお願いをするときは
電話をまずすることをオススメします。


・話しながらでないと難しい内容の時

例えば

質問者「部品が壊れたんだけど、現在は廃番になっていて代わりのものを探しています。
いいのはありませんか。」

回答者「それでしたら、〇〇が適していると思います。ただし電圧が交流・直流あるので
選定を間違わないようにしてください。」

質問者「交流か直流かはどうすれば調べるとができますか。」

回答者「部品のインプット部に流れている電圧をテスタで測ってください。」

質問者「DC12Vと出ました。」

回答者「DCということは直流になりますので、〇〇ー12DC の部品を購入してください。」

のように
質問と回答のラリーが何回も続くことが予想される場合は電話の方が早いです。


こんなときはメールを使え!

・日時等をお知らせするとき

例えば、打ち合わせの
〇 日にち
〇 時間
〇 場所
〇 参加者
〇 内容

等のメモ必須の内容をお知らせするときは断然メールの方が良いです。


電話で話して相手に全部メモしてもらうでもいいのですが
メールで送った方が間違いが少なく、双方後から
読み返すこともできるため、非常に親切です。

最近では、電話で伝えても「一応メールでも同じ内容送っていただけますか?」
と言われることもあるため、最初からメールで送ってしまった方が早いです。


・取り決めのやりとりを残しておきたいとき

客先や上司と話して仕事を進めていく中で
相手がとぼけてきて
「そんなことは言っていない。」
「誰がこの生産を進めていいと指示したんだ。」
と言われる状況になることがあるかもしれません。


自分が100%間違っていないとしても
証拠がない中で、それを証明しろと言われても厳しいです。

そうならないように
重要な案件を進めるときは必ずやりとりを
メールで証拠を残すようにしましょう。


・関係者にまとめて情報を伝えたいとき

電話だと 1対1 のやりとりになってしまいますが
メールだと 1人→複数人 の情報展開が可能です。

上司や関係部署の人に同じ情報を伝えたいときは
かなり便利です。


ただし、注意が必要なのは
なんでもかんでもいろんな人にccでメールを飛ばすのはやめましょう。
メールをチェックするのも時間と労力を使います。

本当に関係がある人だけを選ぶことも大切です。



・急ぎでない質問をするとき

緊急性がなく、相手が調べないとすぐ回答がこないような質問をするときは
メールの方がいいです。


例えば
〇 見積もりがほしい
〇 納期はいつになるのか
〇 在庫がどれくらいあるか
等です。


電話しても結局
「一旦確認します。確認が取れ次第改めて連絡差し上げます。」
「担当者が現在席をはずしており・・」
というパターンがあるので、ムダなやりとりが発生してしまいます。
緊急性がないのであればメールで質問を投げかけておくのがいいです。


最後に

いかがだったでしょうか。

電話・メールはそれぞれ適したパターンがあります。

今までの仕事を見つめ直して、自分はどちらかにかたよっていたな・・・
と感じた方がいらっしゃいましたら
まずは使い分けを実践してみて下さい。

少しでも皆様のお役に立てたらと思います。

最後までご覧いただきありがとうございました。