どうも、とにーです。
パソコン業務をしている方、一日何回メールをチェックしていますか？
私は今まで、メールが来るたびにすぐチェックして返信できるように心掛けていました。
自分の中で効率化を図ろうと色々試している最中なのですが
メールのチェック頻度を下げたことで、集中力がUPし仕事がはかどるようになったので
みなさんにもオススメしたいです。
メール確認頻度を減らした結果
・集中力が上がった
・作業効率が上がった
・メールをチェックしなきゃ！という雑念が消えた
・退社前にメールをチェックして、不安を抱えたまま退社することが無くなった
・メールの返信速度が上がった
の効果がありました。
私はチェック頻度を、朝・昼・夕の三回に減らしました。
具体的には
出社後に一回
昼休憩後に一回
退社1時間前に一回
です。
最初は一日一回朝確認する方式で試したのですが
さすがに処理しきれなくなってやめました(笑)
私の場合は三回チェックで運用するのがベストでした。
運用方法は、チェックする度に全部のメールの返信を済ませてしまうことです。
しかし、メールの内容によっては、社内で一度相談してからでないと
回答できないような内容があると思います。
その場合は、
「検討させて頂きます。〇月〇日まで回答致します。」
のような形で一旦返事を返しておきます。
そして、スケジュールに回答期限を組み込みます。
とにかくメールをためないでスラスラ返信していくように練習していきます。
また、まとめてメールを返すようになって
今までどれだけメールに時間を掛けてしまっていたか
肌で感じられるようになりました。
そのため、いかに早くメールを返せるようにするかを意識するようになり
返信の効率化にも繋がりました。
私が効率化するために実践したことは
・グーグル日本語入力で定型文を登録する
→「あ」と入力すれば「ありがとうございます。」出るようにしたり
「お」と入力すれば「いつもお世話になっています。」と変換が出るようにしました。
・メールの内容をシンプルに、なるべく短く書く
→「いつもお世話になっています。〇〇会社 〇〇部 〇〇です。」を
「いつもお世話になっています。」のみに変更。（ただし、初めてメールを送る相手は別）
その他、省略できる言葉は失礼にならない程度に省略しました。
また、伝えたい内容をなるべく箇条書きにしてわかりやすく
そして見やすくなるよう意識しています。
のような内容です。
また、退社の一時間前にメールチェックという自分ルールは想像以上にメリットがありました。
前までは、退社前にメールをチェックし、次の日の動きを帰りの車や寝る前に考えていました。
これが意外と自分への負担となっていました。
メールチェックを退社一時間前にするようにしてからは、
家にいてまで仕事のことを考えることはなくなりストレスが減りました。
メールの確認頻度を減らすことで
私のように、作業の効率化以外にも意外なところでメリットが出ててくるかもしれません。
それぞれの仕事のスタイルがあると思いますが、試しに実施してみてはいかがでしょうか。
新たな発見があるかもしれません。
みなさんのお役に立てれば幸いです。
最後までご覧いただきありがとうございました。
